Buenas prácticas para realizar reuniones remotas (videoconferencias)

Antes de una reunión

  • Si no has realizado nunca ninguna conexión por el sistema de videoconferencia, realiza las pruebas de conexione necesarias con antelación para verificar la conexión. 
  • Cuando sea posible, establezca conexiones de videoconferencia en línea varios minutos antes de que comience la reunión.
  • Asegúrate de tener la cámara, micrófono y auriculares o altavoces disponibles. El uso de los auriculares es recomendable para evitar la retroalimentación de audio y el eco.
  • Limita el software en uso: cierra todas las aplicaciones que no estés utilizando, junto con cualquier otra aplicación que normalmente tendría acceso a los dispositivos de audio (altavoces y micrófono).
  • Intenta realizar la conexión de red a través del cable ethernet. Esto ayuda a evitar la caída de wifi y los problemas de velocidad intermitente.
  • El uso de la batería puede afectar negativamente la calidad del video. El equipo portátil utilizado para realizar el desempeño de la actividad, debe estar enchufado a la corriente.
  • Reflexiona sobre tu entorno de trabajo y de cómo se ve todo visualmente
  • Llame desde una ubicación tranquila sin ruido de fondo.
  • Asegúrate de que la iluminación de la ubicación no limite la visibilidad de los participantes (por ejemplo, evite la iluminación desde la ventana o las lámparas).
  • Se recomienda el uso de ropa neutral de color liso. Evite la ropa negra, blanca o a rayas.
  • Crea un plan de comunicación de backup en caso de que tengas problemas para conectarte con los participantes. Un plan de respaldo puede incluir pedirles a los participantes de la reunión que se conecten con programas adicionales de videoconferencia (Hangouts, Skype,etc.), a través de otros dispositivos disponibles (otros ordenadores, usando un teléfono móvil, etc.).

Durante una reunión

  • Haz que todos los participantes compartan su video y audio
  • Asegúrese de que todos los participantes puedan ver y escuchar a todos los participantes.
  • Si existen equipos trabajando desde la oficina, asegúrese de que los micrófonos de la sala de conferencias se distribuyan adecuadamente para garantizar la correcta comunicación.
  • Haga que los participantes silencien sus micrófonos si su ubicación tiene un ruido de fondo excesivo o si no están hablando.
  • Asegúrese de que todos los participantes tengan el mismo acceso al contenido de la reunión compartiendo toda la información dentro de la conexión de videoconferencia.
  • Si la calidad de la conexión se vuelve pobre, y no se puede realizar correctamente la conexión, se puede intentar deshabilitar el video para reducir la cantidad de ancho de banda requerido, y terminar la reunión sin interrupciones.

 

Fecha de publicación: 28/03/2020